E-Mail-Vorlagen sind ideale Arbeitserleichterungen, wenn es darum geht, Informationen zu versenden, ohne immer wieder die Nachricht komplett neu zu schreiben oder zu ändern, außer vielleicht ein neues Datum zu setzen. Typische Fälle bei uns und im Kreise unserer Kunden sind Terminvorschläge oder der obligatorische AGB-Versand unmittelbar nach einer Bestellung. Die Verwaltung von Vorlagen ist denkbar einfach und kann auf zweierlei Art erfolgen: entweder über die Einstellungen von AMTANGEE: "Datei" -> "Einstellungen" -> "Nachrichten" -> "Vorlagen für E-Mails" (1) wie im folgenden Screenshot sichtbar:
Sie haben hier die Möglichkeit, eine neue Kategorie für Ihre E-Mail-Vorlage zu erstellen (2). Mit "Neu" (3) gelangen Sie zum Erstellen einer E-Mail-Vorlage.
Alternativ können Sie Ihre Vorlagen auch direkt in einer neuen E-Mail auswählen:
Wenn wir nun auf den Reiter "Vorlagen" (rot) unter dem Editorfenster klicken, sehen wir die folgende Ansicht:
Auch in diesem Menü können neue Kategorien für neue Vorlagen anlegen. Hierbei ist es möglich, sowohl eine öffentliche als auch eine private Kategorie anzulegen.
Öffentliche Kategorien sind für jeden Mitarbeiter sichtbar, der über die entsprechenden Rechte verfügt. Sie können die Sichtbarkeit bestimmter Vorlagen also zentral steuern. Das Anlegen von privaten Kategorien empfiehlt sich für Vorlagen, die nicht von öffentlichem oder allgemeinem Interesse sind, beispielsweise bei Abwesenheitsnotizen. Eine vergleiochbare Unterscheidung gibt es auch beim Anlegen einer spezifischen Mailvorlage, auch hier unterscheidet AMTANGEE zwischen persönlichen und öffentlichen Vorlagen:
Wenn Sie bereits eine Vorlage zu einem bestimmten Zweck angelegt haben, genügt ein Doppelklick auf den Listeneintrag, um die entsprechende Vorlage für Ihre E-Mail auszuwählen. Interessant in diesem Zusammenhang ist die Funktion "Vorlage verwenden und Text der ursprünglichen Nachricht erhalten…", die sie an zweiter Stelle im Kontextmenü finden. Diese Funktion ist immer dann hilfreich, wenn Sie auf eine E-Mail mit einer E-Mail-Vorlage antworten möchten, hierbei aber der Verlauf erhalten bleiben soll.
Zum Schluss noch ein Tipp: In den Vorlagen können auch Anhänge hinzugefügt werden, etwa im Falle einer Retourenvorlage ein angehängtes Retourenformular im PDF-Format.
Über diese Blog-Reihe
Die Reihe „CRM Toolbox“ stellt in loser Folge interessante Features, weniger häufig genutzte Funktionen sowie hilfreiche Tipps und Kniffe rund um AMTANGEE CRM vor. Die Beiträge richten sich an den tagtäglichen Anwender – mit dem Ziel, die Arbeit mit AMTANGEE noch angenehmer und effizienter zu gestalten.
Hinweis zu den Screenshots: Es werden keine Informationen real existierender Unternehmen gezeigt, alle Bilder zeigen frei erfundene Mustermandanten.
