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Smartes Mailen: So einfach nutzen Sie E-Mail-Vorlagen
CRM Toolbox E-Mail-Vorlagen

Smartes Mailen: So einfach nutzen Sie E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen sind ideale Arbeitserleichterungen, wenn es darum geht, Informationen zu versenden, die sich nicht von Nachricht zu Nachricht ändern. Oder sich vielleicht nur ein klein wenig ändern, z.B., weil ein Datum eingesetzt werden muss. Typische Fälle bei uns und im Kreise unserer Kunden sind Terminvorschläge oder der obligatorische AGB-Versand unmittelbar nach einer Bestellung. Die Verwaltung von Vorlagen ist denkbar einfach und kann auf zweierlei Art erfolgen: entweder über die Verwaltung von AMTANGEE (Datei -> Verwaltung -> Vorlagen -> e-mails) wie im folgenden Screenshot sichtbar...

CRM Toolbox Screenshot Mailvorlage

… oder direkt im Fenster einer neuen E-Mail:

CRM Toolbox Screenshot Mailvorlage

Wenn wir nun auf den Reiter „Vorlagen“ in der Tabbar unten klicken, sehen wir die folgende Ansicht:

CRM Toolbox Screenshot Mailvorlage

E-Mail-Vorlagen können in AMTANGEE über Kategorien strukturiert abgelegt werden. Hierbei ist es möglich, sowohl eine öffentliche als auch eine private Kategorie anzulegen. Öffentliche Kategorien sind für jeden Mitarbeiter sichtbar, der über die entsprechenden Rechte verfügt, d.h. die Sichtbarkeit bestimmter Vorlagen unterliegt der zentralen Steuerung. Das Anlegen von privaten Kategorien ist als Ordnungshelfer z.B. für Abwesenheitsnotizen sinnvoll, also bei Vorlagen, die nicht von öffentlichem oder allgemeinem Interesse sind. Eine analoge Unterscheidung gibt es auch beim Anlegen einer spezifischen Mailvorlage, auch hier unterscheidet AMTANGEE zwischen persönlichen und öffentlichen Vorlagen:

CRM Toolbox Screenshot Mailvorlage

Wenn Sie bereits eine Vorlage zu einem bestimmten Zweck angelegt haben, genügt ein Doppelklick auf den Listeneintrag, um die entsprechende Vorlage für Ihre E-Mail auszuwählen. Interessant in diesem Zusammenhang ist auch die Funktion „Vorlage verwenden und Text der ursprünglichen Nachricht erhalten ...“, die sie an zweiter Position im Kontextmenu finden. Diese Funktion ist immer dann hilfreich, wenn sie z.B. eine Kundenanfrage mit einer E-Mail-Vorlage beantworten, hierbei aber der Verlauf erhalten bleiben soll.

CRM Toolbox Screenshot Mailvorlage

Und noch ein wichtiger Tipp: E-Mail-Vorlagen können auch Anhänge beigefügt werden, z.B. im Falle einer Retourenvorlage ein angehängtes Retourenformular im PDF-Format.

Über diese Blog-Reihe

Die Reihe „CRM Toolbox“ stellt in loser Folge interessante Features, weniger häufig genutzte Funktionen sowie hilfreiche Tipps und Kniffe rund um AMTANGEE CRM vor. Die Beiträge richten sich an den tagtäglichen Anwender – mit dem Ziel, die Arbeit mit AMTANGEE noch angenehmer und effizienter zu gestalten.

Hinweis zu den Screenshots: Es werden keine Informationen real existierender Unternehmen gezeigt, alle Bilder zeigen frei erfundene Mustermandanten.

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