Die Urlaubszeit treibt die Menschen auf Inseln, an Strände und in ferne Länder. Aber halt! Was passiert eigentlich mit unseren E-Mails, wenn wir nicht da sind? Einfach liegen lassen? Keine Option! Funkstille geht gar nicht – vor allem in der Kundenkommunikation. Damit daheim am Arbeitsplatz also kein Schaden entsteht, sollten Sie Ihre Urlaubszeiten im Team absprechen. In dringenden Fällen kann dann der Kollege oder die Kollegin übernehmen. Auf alle Fälle brauchen Sie eine eine Abwesenheitsnotiz. Abwesenheitsnotizen und E-Mailweiterleitungen sind mit AMTANGEE (jetzt testen) ein Kinderspiel.
Wie Abwesenheitsnotizen und E-Mailweiterleitungen mit AMTANGEE funktionieren, erklären wir Ihnen anhand eines Beispiels: Lars Kaiser von der teganem AG möchte mit der Familie verreisen. Er nimmt vom 31. Juli bis zum 11. August 2023 Urlaub. In diesem Zeitraum sollen die für ihn eingehenden externen E-Mails mit einer Abwesenheitsnachricht beantwortet werden. Zugleich sollen die Mails an die Benutzergruppe Vertrieb weitergeleitet werden, die seine Urlaubsvertretung übernimmt.
Haben Sie in AMTANGEE schon eine passende E-Mail-Vorlage für die Abwesenheitsbenachrichtigung? Nein? Dann erstellen wir eine. Den entsprechenden Reiter finden wir unter Vorlagen unten links im E-Mail-Assistenten. Alternativ können wir über den Menüpunkt Datei in die Einstellungen gehen und finden unter der Kategorie Nachrichten die Unterkategorie Vorlagen für E-Mails
Hier können Sie eine neue Kategorie für seine E-Mail-Vorlage anlegen oder Sie erstellen die Vorlage in einer bereits bestehenden Kategorie. Sie können darüber hinaus auch entscheiden, ob Sie eine persönliche oder eine öffentliche Vorlage erstellen möchten. Eine öffentliche Vorlage könnten alle Mitarbeiter verwenden. Dafür sollten Sie mit Formfeldern arbeiten. Darauf gehen wir an anderer Stelle ausführlich ein. In unserem Beispiel erstellt Lars Kaiser eine Neue persönliche Vorlage. Er ergänzt den Text, den seine Kontakte als Antwort erhalten sollen. Anschließend speichert er die Vorlage unter dem Namen Abwesenheitsnotiz ab.
Alles geregelt mit E-Mail-Weiterleitung und Abwesenheitsnotiz in AMTANGEE
Nun folgt der zweite Schritt: Lars Kaiser möchte nämlich nicht nur eine Abwesenheitsnotiz senden. Gleichzeitig möchte er die E-Mail an seine Urlaubsvertretung weiterleiten. Für die E-Mailweiterleitung und die Abwesenheitsnotiz muss er in AMTANGEE jeweils eine neue Regel erstellen, insgesamt also zwei Regeln. Dafür wählt er unter Datei in der Menüleiste die Einstellungen. Dadurch öffnet sich das Einstellungsfenster. In der Kategorie Nachrichten klicken wir auf die Unterkategorie Regeln und anschließend auf Regeln bearbeiten. Es öffnet sich folgendes Fenster:
Hier sehen wir die standardmäßig gesetzten Regeln. Um nun eine neue Regel für die Weiterleitung zu erstellen, klicken wir auf Neu. In der Regelmaske setzen wir folgende Kriterien und Aktionen:
Zusammengefasst: Wir möchten alle eingehenden externen E-Mails, die das Postfach von Lars Kaiser im Zeitraum vom 31. Juli bis zum 11. August 2023 erreichen, an die Benutzergruppe Vertrieb weiterleiten. Wir könnten übrigens E-Mails, die im definierten Zeitraum bei Lars Kaisers E-Mail-Konto eingehen, auch an eine Kategorie oder an eine spezifische (externe) Mail-Adresse weiterleiten. Aber Achtung: Wir müssen immer den Haken bei Weitere Regeln verarbeiten setzen! Die Einstellungen speichern wir anschließend ab.
Abwesenheitsnotizen mit AMTANGEE einstellen: Schnell und einfach
Die E-Mailweiterleitung haben wir nun eingerichtet. Jetzt braucht Lars Kaiser eine weitere Regel für die Abwesenheitsnotiz. Diese zweite Regel erstellt er ebenfalls in der Regelmaske. Er klickt auf Neu und setzen die folgenden Kriterien und Aktionen:
In Worten: Wir möchten alle eingehenden externen E-Mails für Lars Kaiser im Zeitraum vom 31. Juli bis zum 11. August 2023 mit der E-Mail-Vorlage Abwesenheitsnotiz beantworten. Achtung: Wir müssen auch hier an den Haken bei Weitere Regeln verarbeiten denken!
Wenn wir die Einstellungen gespeichert haben, erhalten wir in der Maske mit den Regeleinstellungen einen Überblick über alle gesetzten Regeln:
Lars Kasiers neue Regeln gelten für den Zeitraum vom 31. Juli bis zum 11. August 2023. Wir haben damit erfolgreich eine E-Mail-Weiterleitung und eine Abwesenheitsbenachrichtigung für den definierten Zeitraum eingerichtet.
Bitte beachten Sie: Es werden keine Informationen real existierender Unternehmen gezeigt, alle Bilder zeigen frei erfundene Mustermandanten.
