Abwesenheitsnotiz: Der Urlaub steht vor der Tür, endlich Zeit zum Entspannen!
Endlich etwas Ruhe von dem stressigen Arbeitsalltag, endlos langen Telefonaten und unzählige E-Mails. Doch was passiert eigentlich mit unseren E-Mails, wenn wir nicht da sind? Die einfach so liegen zu lassen wäre hier das fatalste, da einige von ihnen extrem wichtig für das Unternehmen oder für den Kunden sind. Deshalb ist eine klare Kommunikation von Zuständigkeit unbedingt geraten.
Bevor Sie sich also in den Urlaub stürzen, sollten Sie sich vorher um eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung und eine E-Mail-Weiterleitung zu einem geeigneten Ansprechpartner kümmern, der als Urlaubsvertretung fungiert. Beides kann einfach und schnell in AMTANGEE CRM umgesetzt werden.
Wie das Ganze funktioniert, erklären wir Ihnen anhand eines Beispiels: Lars Kaiser von der TEGANEM AG möchte sich ein paar Tage Auszeit für seine Familie nehmen und nimmt vom 5. bis zum 16. Juni 2021 Urlaub. In diesem Zeitraum sollen die für ihn eingehenden externen E-Mails mit einer Abwesenheitsnachricht beantwortet werden. Zugleich sollen die Mails an die Benutzergruppe Vertrieb weitergeleitet werden, da diese seine Urlaubsvertretung übernimmt.
Sollten Sie im AMTANGEE CRM noch keine passende E-Mail-Vorlage für die Abwesenheitsbenachrichtigung haben, erstellen Sie zunächst eine. Unter Vorlagen finden Sie den Reiter unten links im E-Mail-Assistenten. Alternativ können Sie über Datei in die Einstellungen gehen und finden unter der Kategorie Nachrichten die Unterkategorie Vorlagen für E-Mails
Sie haben hier die Möglichkeit, eine neue Kategorie für Ihre E-Mail-Vorlage anzulegen oder Sie erstellen die Vorlage in einer bereits bestehenden Kategorie. Sie können darüber hinaus auch entscheiden, ob Sie eine persönliche oder eine öffentliche Vorlage erstellen möchten. Eine öffentliche Vorlage wäre für alle Mitarbeiter verwendbar, deswegen würde es sich empfehlen, mit Formfeldern zu arbeiten. Darauf soll jedoch an anderer Stelle ausführlich eingegangen werden, daher erstellen wir in unserem Beispiel eine persönliche Vorlage mit dem gewünschten Text und speichern sie unter dem Namen Abwesenheitsnotiz ab.
Alles geregelt mit E-Mail-Weiterleitung und Abwesenheitsnotiz
Nun folgt der zweite Schritt: Um für eingehende externe E-Mails für Herrn Kaiser sowohl eine Abwesenheitsnotiz zu senden als auch eine Weiterleitung einzustellen, müssen wir in AMTANGEE CRM zwei neue Regeln erstellen. Unter Datei in der Menüleiste wählen wir Einstellungen; es öffnet sich das Einstellungsfenster. In der Kategorie Nachrichten klicken wir auf die Unterkategorie Regeln und anschließend auf Regeln bearbeiten. Es öffnet sich folgendes Fenster:
Hier sehen wir die standardmäßig gesetzten Regeln. Um nun eine neue Regel für die Weiterleitung zu erstellen, klicken wir auf Neu. In der Regelmaske setzen wir folgende Kriterien und Aktionen:
Zusammengefasst: Wir möchten alle eingehenden externen E-Mails, die das Postfach von Lars Kaiser im Zeitraum von 5. bis 16. Juni 2021 erreichen, an die Benutzergruppe Vertrieb weiterleiten. Es gäbe hier übrigens auch die Möglichkeit, die E-Mails, die im definierten Zeitraum bei Lars Kaisers E-Mail-Konto eingehen, an eine Kategorie oder an eine spezifische (externe) Mail-Adresse zuzustellen. Aber Achtung: Es ist wichtig, auch den Haken bei Weitere Regeln verarbeiten zu setzen! Die Einstellungen werden anschließend gespeichert.
Abwesenheitsnotiz einstellen: Schnell und einfach in AMTANGEE CRM
Um die zweite Regel zu erstellen, die wir für das Versenden der Abwesenheitsbenachrichtigung benötigen, klicken wir in der Regelmaske wieder auf Neu und setzen die folgenden Kriterien und Aktionen:
In Worten: Wir möchten alle eingehenden externen E-Mails für Herrn Kaiser im Zeitraum vom 5. bis 16. Juni 2021 mit der E-Mail-Vorlage Abwesenheitsnotiz beantworten. Achtung: Auch hier bei Weitere Regeln verarbeiten nicht vergessen!
Wenn wir die Einstellungen gespeichert haben, erhalten wir in der Maske mit den Regeleinstellungen einen Überblick über alle gesetzten Regeln:
Unsere zwei neuen Regeln gelten für den Zeitraum vom 14. bis 18 Juni 2021 – wir haben damit erfolgreich eine E-Mail-Weiterleitung und eine Abwesenheitsbenachrichtigung für den definierten Zeitraum eingerichtet.
Über diese Blog-Reihe
Die Reihe „CRM Toolbox“ stellt in loser Folge interessante Features, weniger häufig genutzte Funktionen sowie hilfreiche Tipps und Kniffe rund um AMTANGEE CRM vor. Die Beiträge richten sich an den tagtäglichen Anwender – mit dem Ziel, die Arbeit mit AMTANGEE noch angenehmer und effizienter zu gestalten.
Bitte beachten Sie: Es werden keine Informationen real existierender Unternehmen gezeigt, alle Bilder zeigen frei erfundene Mustermandanten.
