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Abwesenheitsnotizen: Für Sie da, wenn Sie mal weg sind!
CRM Toolbox Abwesenheitsnotiz

Abwesenheitsnotizen: Für Sie da, wenn Sie mal weg sind!

Es schneit, es schneit – in den Alpen. Zumindest dort ist um diese Zeit ja meist mit weißer Pracht zu rechnen. Wintersportbegeisterte Mitarbeiter werden also vermutlich hoch in die Berge gondeln, um diese anschließend auf Brettern und Boards wieder hinunterzufahren. Natürlich kann es immer passieren, dass auch während der Urlaubszeit wichtige E-Mails Ihr Unternehmen erreichen. In solch einem Falle wäre „Funkstille“ sowohl für Sender als auch Empfänger ein fatales Signal. Stattdessen ist eine klare Kommunikation von Zuständigkeiten unbedingt angeraten.

Bevor sich Ihre Mitarbeiter also ihre Skier anschnallen, sollten sie sich um eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung und eine E-Mail-Weiterleitung zu einem geeigneten Ansprechpartner kümmern, der als Urlaubsvertretung fungiert. Beides kann selbstverständlich einfach und schnell in AMTANGEE CRM umgesetzt werden.

CRM Toolbox Abwesenheitsnotiz

Wir wollen dies einmal anhand eines anschaulichen Beispiels durchspielen: Auch Lars Kaiser von der teganem AG will die alpinen Loipen unsicher machen und nimmt vom 5. bis zum 16. Februar 2018 Urlaub. In diesem Zeitraum sollen die für ihn eingehenden externen E-Mails mit einer Abwesenheitsnachricht beantwortet werden. Zugleich sollen die Mails an die Benutzergruppe Vertrieb weitergeleitet werden, da diese seine Urlaubsvertretung übernimmt.

In AMTANGEE CRM erstellen Sie dazu – falls noch nicht vorhanden – zunächst eine passende E-Mail-Vorlage für die Abwesenheitsbenachrichtigung. Sie finden den Reiter Vorlagen unten links im E-Mail-Assistenten. Alternativ können Sie über Datei in der Menüleiste den Eintrag Verwaltung ansteuern und finden auch hier den Reiter Vorlagen.

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Sie haben hier die Möglichkeit, eine neue Kategorie für Ihre E-Mail-Vorlage anzulegen oder Sie erstellen die Vorlage in einer bereits bestehenden Kategorie. Außerdem können Sie entscheiden, ob Sie eine persönliche oder eine öffentliche Vorlage anlegen möchten. Eine öffentliche Vorlage wäre für alle Mitarbeiter sicht- und nutzbar, hier würde es sich empfehlen, mit Formelfeldern zu arbeiten. Darauf soll jedoch an anderer Stelle ausführlich eingegangen werden, daher erstellen wir in unserem Beispiel eine persönliche Vorlage mit dem gewünschten Text, und speichern sie unter dem Namen Abwesenheitsnotiz ab.

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Alles geregelt mit E-Mail-Weiterleitung und Abwesenheitsnotiz

Nun folgt der zweite Schritt: Um für eingehende externe E-Mails für Herrn Kaiser sowohl eine Abwesenheitsnotiz zu senden als auch eine Weiterleitung einzustellen, müssen wir in AMTANGEE CRM zwei neue Regeln erstellen. Unter Datei in der Menüleiste wählen wir Einstellungen; es öffnet sich das Einstellungsfenster.

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Im Reiter Nachrichten klicken wir auf Regeln und anschließend auf Regeln bearbeiten. Es öffnet sich das folgende Fenster:

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Wir sehen hier die standardmäßig gesetzten Regeln. Um nun eine neue Regel für die Weiterleitung zu erstellen, klicken wir auf Neu. In der Regelmaske setzen wir folgende Kriterien und Aktionen:

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Zusammengefasst: Wir möchten alle eingehenden externen E-Mails, die das Postfach von Lars Kaiser im Zeitraum von 5. bis 16. Februar 2018 erreichen, an die Benutzergruppe Vertrieb weiterleiten. Es gäbe hier übrigens auch die Möglichkeit, die E-Mails, die im definierten Zeitraum bei Lars Kaisers E-Mail-Konto eingehen, an eine Kategorie oder an eine spezifische (externe) Mail-Adresse zuzustellen. Achtung: Es ist wichtig, auch den Haken bei Weitere Regeln verarbeiten zu setzen! Die Einstellungen werden anschließend gespeichert.

Abwesenheitsnotiz einstellen: Schnell und einfach in AMTANGEE CRM

Zur Erstellung der zweiten Regel, die wir für das Versenden der Abwesenheitsbenachrichtigung benötigen, klicken wir in der Regelmaske wieder auf Neu und setzen die folgenden Kriterien und Aktionen:

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In Worten: Wir möchten alle eingehenden externen E-Mails für Herrn Kaiser im Zeitraum vom 5. bis 16. Februar mit der E-Mail-Vorlage Abwesenheitsnotiz beantworten. Achtung: Auch hier den Haken bei Weitere Regeln verarbeiten nicht vergessen!

Wenn wir die Einstellungen speichern, erhalten wir in der Maske mit den Regeleinstellungen einen Überblick über alle gesetzten Regeln:

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Unsere zwei neuen Regeln gelten für den Zeitraum vom 5. bis 16. Februar 2018 – wir haben damit erfolgreich eine E-Mail-Weiterleitung und eine Abwesenheitsbenachrichtigung für den definierten Zeitraum eingerichtet. Und jetzt: Auf die Skier, fertig, los!

Über diese Blog-Reihe

Die Reihe „CRM Toolbox“ stellt in loser Folge interessante Features, weniger häufig genutzte Funktionen sowie hilfreiche Tipps und Kniffe rund um AMTANGEE CRM vor. Die Beiträge richten sich an den tagtäglichen Anwender – mit dem Ziel, die Arbeit mit AMTANGEE noch angenehmer und effizienter zu gestalten.

Bitte beachten Sie: Es werden keine Informationen real existierender Unternehmen gezeigt, alle Bilder zeigen frei erfundene Mustermandanten.