Eigentlich ist die Situation sonnenklar – und doch sieht es in der Praxis häufig anders aus: Nur etwa die Hälfte der deutschen Unternehmen haben ein Datensicherungskonzept formuliert und umgesetzt. Als klare Richtlinie, wann, wie häufig und mit welcher technischen Vorgehensweise Datensicherungen durchgeführt werden sollen. Die übrigen Unternehmen – bringen wir es gleich zu Beginn auf den Punkt – spielen mit Ihrer Unternehmensexistenz. Eine ausgewogene Backup-Strategie ist, man kann es nicht häufig genug betonen, unbedingt geschäftskritisch. Sämtliche Informationen, die AMTANGEE verwahrt, liegen in einer Datenbank. Das bedeutet: Datenbank futsch, AMTANGEE futsch! Im Umkehrschluss bedeutet das natürlich erfreulicherweise auch: Sind Datenbank und Update-Pfad gesichert (dazu später mehr), sind auch Ihre wertvollen Kundendaten geschützt! Schützen Sie daher rechtzeitig Ihre Daten, denn wie heißt es so schön: Frühe und vorsorgliche Furcht ist die Mutter der Sicherheit. Und sollten Sie wider Erwarten zu den übrigen 50 Prozent gehören, die vom Hochhausdach gesprungen sind und bei jedem Stockwerk rufen „Bis hierher ging’s noch gut!“, dann motivieren Sie vielleicht die folgenden Gründe.
Datenverlust passiert anders und schneller als man denkt
Die Studie „ECM Data Protection Index“ (2014) weist für 56 Prozent der befragten deutschen Unternehmen mindestens einen Datenverlust innerhalb von 12 Monaten aus. Die Ursachen sind vielfältig: Hardware-Probleme, Stromausfälle, auch der Unsicherheitsfaktor „Mensch“. Haben Sie schon mal eben – quasi im Vorbeigehen – eine Datei überschrieben oder ein falsches Update installiert?
Fehlende Backups kosten (sehr) viel Arbeit
Kommt es zum Totalverlust, beginnt für die Betroffenen eine herkulische Kraftanstrengung, die der Rekonstruktion eines abgestürzten Flugzeugs gleichkommt. Händeringend wird nach alten Versionen gesucht oder auch nach wichtigen Dokumenten, die irgendwer mal als E-Mail-Anhang verschickt hat. Oder stellen Sie sich vor, sämtliche Kundendaten sind plötzlich verloren. Was immer nach der Mammutaufgabe der Rekonstruktion noch zur Verfügung steht – es ist auf jeden Fall weniger als zuvor.
Datenverlust ist (sehr) teuer
Was immer getan werden muss, um die geschäftlichen Folgen zu minimieren, es stellt in jedem Fall einen großen zusätzlichen und außerplanmäßigen Aufwand dar. Der „ECM Data Protection Index“ beziffert die Ausgaben deutscher Unternehmen auf – Achtung! – ca. 33,6 Milliarden Euro pro Jahr.
Ein fehlender Sicherungsplan ist grob fahrlässig
Und das sogar im engeren juristischen Sinne. Schon 2003 entschied das OLG Hamm, dass ein Unternehmen eine tägliche Sicherung der Unternehmensdaten vornehmen muss. Und zudem einmal wöchentlich eine Vollsicherung. Unternehmen, die keine Sicherung vornehmen, handeln grob fahrlässig. Sollten geschäftsrelevante Daten aufgrund mangelhafter Sicherung verloren gehen, kann die Geschäftsführung für daraus resultierende Schäden haftbar gemacht werden. Auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDGS) verpflichtet in Paragraph 6 zur Sicherung betrieblicher Daten vor Missbrauch – und zwar unter Einsatz geeigneter „technischer und organisatorischer Maßnahmen“. Das Gesetz gilt für personenbezogene Daten wie sie praktisch in jeder Firma gespeichert werden. Sollte es bei Unregelmäßigkeiten (z.B. bei der Verletzung von Persönlichkeitsrechten) zu zivil- oder strafrechtlichen Auseinandersetzungen kommen, haben Unternehmen mit unzureichender Datensicherung von vornherein eine ungünstige Rechtsposition, selbst, wenn sie nur indirekte Schuld trifft. Informationsverlust kann aber nicht nur das eigene Betriebsergebnis schmälern, auch Dritte könnten geschädigt worden und Regressansprüche anmelden.
Ohne Sicherheit keine Freiheit
Der „ECM Data Protection Index“ zeigt die ganze Tragweite einer solchen Fahrlässigkeit auf: 43 Prozent der Unternehmen konnten sich nach einem totalen Datenverlust nicht mehr erholen, weitere 29 Prozent mussten innerhalb der nächsten zwei Jahre Insolvenz anmelden. Die Quintessenz: Ohne Datensicherheit keine unternehmerische Freiheit! Was denken Sie würde mit Ihrem Unternehmen passieren, wenn all Ihre Daten weg wären? Eine erschreckende Vorstellung?
Durchatmen! Denn damit es gar nicht erst so weit kommt, zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einfachen Mitteln gewährleisten können, dass Ihre Daten sicher sind. Sie benötigen hierzu lediglich eine Vollversion des Microsoft SQL-Servers sowie das SQL Server Management Studio (SSMS). (Hinweis: Auch mit der Express-Edition des SQL-Servers ist eine Datensicherung möglich. Wir vernachlässigen diese Option im Rahmen des Beitrags, weil die Vorgehensweise komplexer und mit erhöhtem Aufwand verbunden ist.) Als integrierte Umgebung zur Konfiguration und Verwaltung des SQL-Servers spielt das SSMS eine zentrale Rolle bei der Erstellung eines Sicherungsplans – und zwar als universeller Werkzeugkasten zur Datenbankpflege, der sich mit einfachen grafischen Tools wie auch einer Reihe komplexer Skript-Editoren von ambitionierten Anfängern ebenso komfortabel bedienen lässt wie von ausgebufften Administratoren. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie sich eine automatische Sicherung der AMTANGEE Datenbank konfigurieren lässt:
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Zunächst starten wir das SQL Server Management Studio und melden uns per SQL-Server-Authentifizierung an (Bild 1). Hierzu benötigen Sie das „sa“-Kennwort, das Sie bei der Installation des SQL-Servers angegeben haben. Nach erfolgreicher Anmeldung klicken Sie bitte links im Objekt-Explorer auf „Wartungspläne“ (Bild 2) und wählen dort per Rechtsklick „Neuer Wartungsplan“ aus (Bild 3). Vergeben Sie bitte anschließend einen Namen für den neuen Wartungsplan – in unserem Fall „AMTANGEE Sicherung“ (Bild 4). Klicken Sie dann in der Liste mit den Unterplänen auf das Kalendersymbol (Bild 5). Es öffnet sich das Fenster zur Definition eines neuen Auftragszeitplans (Bild 6). Hier können wir festlegen, um welche Uhrzeit bzw. in welchem Intervall der neue Wartungsplan ausgeführt wird. In unserem Beispiel soll jede Nacht um 2:00 Uhr eine Datenbanksicherung erfolgen.
Wir bestätigen unsere Angaben mit einem Klick auf „OK“ und sehen anschließend wieder die Liste mit den Unterplänen (Bild 7). Nach dem „Wann“ folgt nun das „Was“. Hierzu wählen wir in der Toolbox auf der linken Seite den Task „Datenbank sichern“ aus (Bild 8) und ziehen ihn per Drag’n’Drop nach rechts auf die freie Arbeitsfläche (Bild 9). Um den ausgewählten Task genauer zu beschreiben, öffnen wir mit einem Doppelklick den Einstellungsdialog und markieren dann „Diese Datenbanken“ sowie „AMTANGEE“. Nun ist auch definiert, welche Datenbank gesichert werden soll (Bild 10). Wir bestätigen unsere Auswahl mit „OK“ (Bild 11) und wählen anschließend den Reiter „Ziel“, um das Zielverzeichnis sowie die Dateierweiterung unserer Datenbanksicherung festzulegen (Bild 12). Nach erneuter Bestätigung mit „OK“ finden wir auf der Arbeitsfläche den eben konfigurierten Task (Bild 13). Unser Wartungsplan wird nun zuverlässig jede Nacht um 2:00 Uhr ein Datenbank-Backup im angegebenen Verzeichnis ablegen.
Fertig? Noch nicht ganz! Denn wenn wir alte Sicherungsdateien nicht zeitgesteuert löschen, ist irgendwann unsere Festplatte voll. Wir benötigen daher noch einen weiteren Task „Wartungscleanup“, den wir per Drag’n’Drop ebenfalls auf die Arbeitsfläche ziehen (Bild 14). Auch hier öffnen wir mit einem Doppelklick den Einstellungsdialog des Tasks. Wir wählen das im vorherigen Task angegebene Sicherungsverzeichnis aus und legen zudem fest, dass Sicherungsdateien, die älter als sieben Tage sind, automatisch gelöscht werden sollen (Bild 15). Nach Bestätigung mit „OK“ ist auch dieser Task konfiguriert. Um abschließend zu gewährleisten, dass der Task „Wartungscleanup“ erst nach einem erfolgreichen Backup ausgeführt wird, bringen wir beide Tasks in einen Zusammenhang, indem wir den grünen Pfeil am Task „Datenbank sichern“ zum Task „Wartungscleanup“ verlängern und unseren Wartungsplan anschließend speichern (Bild 16). Aufräumarbeiten werden ab jetzt nur dann durchgeführt, wenn der Task „Datenbank sichern“ erfolgreich ausgeführt wurde.
Durch die Verknüpfung ist ausgeschlossen, dass – nach einer fehlgeschlagenen Sicherung – überhaupt keine Datensicherung mehr existiert, weil frühere Backups bereits vom Task „Wartungscleanup“ gelöscht wurden. Wenn Sie eine Datensicherung dauerhaft verwahren möchten, sollten Sie dies außerhalb des angegebenen Sicherungsverzeichnisses tun, damit Ihre Backup-Datei keinesfalls vom Wartungscleanup kompromittiert wird.
Das war’s! Oder zumindest fast. Denn im Sinne der Sorgfaltspflicht empfiehlt es sich, im Unternehmen Prozesse zu etablieren, die sicherstellen, dass die Backups auch tatsächlich im Zielverzeichnis gelandet sind. Denn was nützt eine Backup-Datei, wenn sie – im Falle eines entfernten Zielrechners – aufgrund von Netzproblemen nicht im Zielverzeichnis angekommen ist?
Zur Beachtung
Strategien zur Datensicherung im Unternehmen sollten stets auf die konkreten Bedürfnisse abgestimmt werden. Die von uns aufgezeigte Methode zur Datensicherung eines SQL-Servers kann daher nur als allgemeine Empfehlung verstanden werden. Und natürlich können wir mit einer solchen Empfehlung nicht garantieren, dass die vorgestellte Vorgehensweise dem speziellen Sicherungsbedarf Ihres Unternehmens entspricht.
Über diese Blog-Reihe
Die Reihe „/dev/inside/“ stellt in loser Folge Entwickler- und Administratorthemen vor, die für einen performanten Betrieb, die optimale Pflege der IT-Infrastruktur und die Funktionserweiterung von AMTANGEE relevant sind. „/dev/inside/“ richtet sich dabei explizit an IT-Profis, die über die erforderlichen Grundkenntnisse zum tieferen Verständnis der Beiträge verfügen. Die Anwendbarkeit bestimmter Inhalte kann der SDK-Vereinbarung unterliegen. Unser Support-Team hilft Ihnen bei diesbezüglichen Fragen gerne weiter.
