Teamwork ist die Kernkompetenz von AMTANGEE BCS. Dafür kann es erforderlich werden, dass einzelne Nutzer Zugriff auf das E-Mail-Postfach eines anderen Nutzers oder mehrerer anderer Nutzer erhält. Wie wir Zuordnungsrechte für ganze Postfächer in AMTANGEE BCS geben, wollen wir uns in diesem Artikel gemeinsam anschauen. Auf diese Weise erhalten AMTANGEE-User die Möglichkeit, die gesamte Postfachstruktur eines oder mehrerer anderer User im eigenen Nachrichtenmodul abzubilden. Außerdem gehen wir darauf ein, wie E-Mails von den "Eigenen E-Mail-Regeln" verarbeitet und mit abweichenden Zugriffsrechten versehen werden.
Zugriff auf die Postfächer anderer User:
Öffnen Sie bitte die Einstellungen in AMTANGEE BCS. Klicken Sie dort auf den Reiter Nachrichten. Im Seitenmenü links wählen Sie: Zugriff auf Nachrichten anderer Benutzer. Diesen Menüpunkt finden Sie ganz unten.
In unserem Beispiel wollen wir Lars Kaiser Zugriffsrechte auf die Systemkategorien von Ann-Kathrin Kühnel geben. Dabei handelt es sich um die Postfachkategorien, die standardmäßig in AMTANGEE BCS enthalten sind. Also:
- Eingehend
- Benachrichtigungen
- Entwürfe
- Abgehend
- Gesendet
- Unbekannt
- Gelöscht
Entfernen Sie das Häkchen bei Nur Systemkategorien, so bekommt der jeweilige Nutzer (z. B. Lars Kaiser) vollen Zugriff auf das Postfach des anderen Users (z. B. Alexandra Müller). Schauen wir uns nun an, wie das Postfach von Lars Kaiser nach dem Speichern der neuen Einstellung aussieht.
Lars Kaiser wird also automatisch darüber benachrichtigt, dass er nun Zugriff auf die Nachrichten von Ann-Kathrin Kühnel hat.
Zugriffsrechte für E-Mail-Ordner
Zugriffsrechte lassen sich auch für einzelne E-Mail-Ordner festlegen. Nehmen wir an, wir wollen die Zugriffsrechte für den E-Mail-Ordner Vertrieb ändern. Dazu rufen wir über die rechte Maustaste das Kontextmenü für den Ordner auf. Dort finden wir den Menüpunkt Zugriffsrechte bearbeiten.
Mit einem Mausklick rufen wir das folgende Menü auf:
In dieser Maske sehen wir, wer Zugriff auf den Ordner hat. Über der Liste sehen wir ein grünes +-Zeichen und ein rotes –. Über diese Elemente können wir entweder weitere Benutzer zum Kreis der Zugriffsberechtigten hinzufügen (+) oder bereits eingetragene Nutzer entfernen (–).
Mit einem Klick auf + Hinzufügen rufen wir ein Drop-Down-Menü auf, aus dem wir beispielsweise Ann-Kathrin Kühnel Zugriff auf den Ordner Vertrieb erteilen können. Mit einem Mausklick fügen wir Ann-Kathrin Kühnel der Gruppe der zugriffsberechtigten Nutzer hinzu und bestätigen den Vorgang unten rechts mit Übernehmen.
Die neue Zugriffsberechtigte darf E-Mails im Ordner Vertrieb nun lesen. Wir können weitere Rechte vergeben, etwa das Recht, E-Mails zu bearbeiten oder zu löschen.