Wie Sie Ordner und Kategorien in AMTANGEE anlegen erfahren Sie in diesem Beitrag. Zunächst einige grundsätzliche Anmerkungen: AMTANGEE besteht aus Modulen (z.B. Adressen, Nachrichten, Aufgaben, etc.) und Module bestehen aus Kategorien oder Ordnern. Mit diesem Aufteilungssystem hilft Ihnen AMTANGEE, Ihre vielfältigen Informationen besser zu ordnen und diese übersichtlicher zu gestalten.
Öffentliche oder private Kategorie?
In AMTANGEE stehen Ihnen zwei Typen von Kategorien zur Verfügung: öffentliche und private.
Sinn und Zweck der zwei Kategorietypen ist die Einhaltung der Privatsphäre. Während öffentliche Kategorien von allen Mitarbeitern eingesehen werden können, haben auf private Kategorien nur die Mitarbeiter Zugriff, die sie angelegt haben. Private Kategorien sind auch für andere Mitarbeiter nicht sichtbar. Lesen Sie hierzu auch unsere Informationen über Rechte in AMTANGEE.
Öffentliche Kategorien können dagegen noch mit Rechten versehen werden. So kann z.B. der Zugriff auf eine Kategorie bestimmten Gruppen oder Benutzern gewährt oder verwehrt werden. Öffentliche Kategorien sind Ihr Instrument in AMTANGEE, um die Zusammenarbeit zu fördern und eine öffentliche Wissensbasis aufzubauen.
So können Sie z.B. im Nachrichtenmodul eine öffentliche Kategorie für Ihren Vertrieb oder Service einrichten, wo z.B. nur Vertriebs– oder Servicemitarbeiter Zugriff haben. Im Bereich der Aufgaben können Sie z.B. eine Kategorie für Ihre Technik anlegen, in der Arbeitsaufgaben eingestellt werden.
Dokumente können Sie ebenfalls in Kategorien aufteilen. Hier bieten sich viele Modelle an: z.B. eine Aufteilung nach Sachgebieten oder nach Produkten. Entscheiden Sie sich für ein Modell, das Ihnen am besten gefällt.
Neue Kategorie anlegen
Nachfolgend beschreiben wir, wie Sie eine neue Kategorie anlegen. Jedes Modul, welches Kategorien anbietet, hat das gleiche Verfahren. Wir zeigen Ihnen die Anlage einer Kategorie am Beispiel des Nachrichtenmoduls. Nachfolgend der Ausschnitt aus dem Nachrichtenmodul:
Sie sehen auf der ganz linken Seite die Modulleiste mit dem selektierten Modul "Nachrichten". Rechts neben der Modulleiste finden sie immer den Kategoriebaum. In unserem Beispiel haben wir bereits eine Reihe von Systemkategorien eingerichtet. Klicken Sie nun auf den Schalter "Neu" in der Toolbar über dem Kategoriebereich.
Im Fenster oben können Sie jetzt eine neue Kategorie anlegen. Sie werden bemerken, dass der oben abgebildete Screenshot nicht mit Ihrem Fenster auf dem Bildschirm übereinstimmt, wenn Sie auf "Neu" geklickt haben. Grund hierfür ist, dass in Ihrem Fenster der Eintrag "Eingehend" selektiert sein wird. Klicken Sie mit der Maus auf den Eintrag "Kategorien", wie in unserem Bild oben demonstriert.
Wir wollen eine neue Kategorie im Stammbaum anlegen. Oberster Knoten ist hier der Eintrag "Kategorien". Sie können später auch Unterkategorien von Einträgen im Stammbaum anlegen, usw. Die Logik bei der Anlage von Kategorien ist immer so, dass Sie den Kategorieordner bestimmen können, in dem eine neue Kategorie angelegt wird.
Geben Sie jetzt im Feld „Name der Kategorie“ einen neuen Namen für Ihre neue Kategorie ein. In unserem Beispiel nehmen wir "Mailingrückläufer". Klicken Sie jetzt mit der linken Maustaste auf "Öffentliche Kategorie". Klicken Sie jetzt auf "Anlegen". Folgende Veränderung sollten Sie jetzt in Ihrem Kategoriebaum sehen:
Eine öffentliche Kategorie erkennen Sie an dem gelben Farbe des Ordners. Private Kategorien sind grau.
Ordner und Kategorien schützen
Wir möchten für die neue Kategorie nun die Zugriffsrechte einschränken. Sollten Sie bisher keine Benutzer oder Gruppen angelegt haben, dann sollten Sie dies jetzt kurz nachholen. Wir haben in unserem Beispiel eine neue Kategorie "Vertrieb" angelegt. Diese wollen wir nun so einschränken, dass die Vertriebsgruppe vollen Zugriff hat und die Gruppe "Marketing" nur Leserechte bekommt.
Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den Eintrag "Vertrieb". Alternativ können Sie auch Ihre eigenen Einträge nehmen. Sie sehen nun das Kontextmenü zu dem Eintrag.
Klicken Sie jetzt auf den Eintrag "Zugriffsrechte bearbeiten". Folgendes Fenster erscheint:
Klicken Sie nun auf den Schalter "+ Hinzufügen", um neue Benutzer und/oder Gruppen hinzuzufügen. In unserem Fall sind das die Gruppen "Vertrieb" und "Marketing".
WICHTIG! Sind keine Benutzer oder Gruppen definiert, so erhalten alle Zugriff auf die Kategorie.
Sobald Sie einen Eintrag in den Zugriffsrechten eingetragen haben, erhalten nur noch diejenigen Zugriff auf die Kategorie, die Sie in der Liste definiert haben. In unserem Beispiel sehen Sie die verschiedenen Rechte:
Die Gruppe "Marketing" darf sämtliche Einträge der Kategorie sehen. Änderungen oder das Löschen von Einträgen sind der Gruppe verboten. Ebenfalls darf diese Gruppe keine Veränderungen an Unterkategorien vornehmen. Diese Einstellung ist sinnvoll, wenn Sie befürchten müssen, dass Ihre Kollegen unsinnige Kategorieverflechtungen einrichten werden.
Die Gruppe Vertrieb darf alle Einträge der Kategorie sehen, hinzufügen, bearbeiten, verschieben und löschen. Die Erfahrung aus unserem Kundenkreis zeigt, dass Sie bei Ordnern und Kategorien mit dem Recht "Löschen" sehr sparsam umgehen sollten. Das Recht "Löschen" berechtigt einen Benutzer oder eine Gruppe, den kompletten Inhalt einer Kategorie (im schlimmsten Fall) zu löschen.
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