In AMTANGEE können Sie Benutzern und Gruppen verschiedene Rechte bzw. Zugriffsrechte erteilen oder entziehen. In diesem Abschnitt finden Sie eine Beschreibung der einzelnen Rechte und der Rechtelogik von AMTANGEE im Allgemeinen.
AMTANGEE besitzt eine umfangreiche Rechteverwaltung. Sie können mit Rechten effektiv das Verhalten Ihrer Mitarbeiter planen und den möglichen Umfang der Arbeiten definieren.
Logik der Rechtevergabe und Vererbungen
Zunächst müssen Sie verstehen, wie AMTANGEE ein Recht eines Benutzers ermittelt. Sie können nicht nur einem Benutzer direkt ein Recht erteilen oder entziehen. Vielmehr können Benutzer auch Rechte indirekt über die Zugehörigkeit zu einer Benutzergruppe erhalten. Wenn ein Benutzer dann auch noch Mitglied mehrerer Gruppen ist, wird die Übersicht schon komplizierter. Sie können die effektive Rechtevergabe immer in der Verwaltung unter "Benutzer & Gruppen" einsehen.
AMTANGEE prüft eine Berechtigung in drei nacheinander folgenden Schritten:
- Zuerst wird für den Benutzer geprüft, ob das Recht für ihn vergeben wurde (positiv oder negativ). Ist dies der Fall, so gilt diese Einstellung und der Prüfvorgang ist beendet.
- Ist dies nicht der Fall, so wird zunächst geprüft, ob der Benutzer Mitglied in einer Gruppe ist, der das Recht zugesprochen wurde. Ist dies der Fall, so verfügt auch der Benutzer über dieses Recht und der Prüfvorgang ist beendet.
- Ist auch dies nicht der Fall, so wird geprüft, ob der Benutzer Mitglieder einer Gruppe ist, der das Recht abgesprochen wurde. Ist dies der Fall, so verfügt auch der Benutzer nicht über dieses Recht und der Prüfvorgang ist beendet.
Trifft auch dieser Fall nicht zu, gilt das Recht als nicht definiert und wird automatisch verweigert.
TIPP: Sollten Sie Zweifel an Ihren Einstellungen für einen Benutzer bekommen, so können Sie sich die Rechte eines Benutzers jederzeit in der Administratorkonsole anzeigen lassen.
Rechte in AMTANGEE: Überblick
Programm starten
Dieses Recht legt fest, ob ein Benutzer AMTANGEE überhaupt starten darf. Ist das Recht entzogen, so kann der Benutzer das Programm nicht starten.
Modul–Zusammenstellung verändern
Dieses Recht legt fest, ob ein Benutzer selbst über die Programmeinstellungen die Zusammenstellung seiner Module ändern darf. Ist das Recht vergeben, kann ein Benutzer seinen eigenen AMTANGEE Desktop nach Belieben verändern. Er kann Module hinzufügen und entfernen und die Reihenfolge auf dem Bildschirm in der Modulleiste nach eigenen Vorlieben verändern.
Ist das Recht entzogen, müssen Sie über den Schalter neben dem Häkchen "…" eine Modulzusammenstellung vorgeben.
TIPP: In der Praxis hat es sich bewährt, einzelnen Gruppen in Ihrem Unternehmen die Zusammenstellung vorzugeben. So können Sie besser steuern, welcher Benutzer Zugriff auf welche Module bekommt – soweit Sie dies überhaupt beschränken wollen.
Nutzen Sie diese Einstellung zum Beispiel um Benutzern Zugriffe auf optionale Module wie Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft zu erteilen.
Zugriff auf alle verfügbaren Module
Neben der Zusammenstellung der Module können Sie auch zusätzlich noch den Zugriff explizit sperren. So können Sie z.B. dem Benutzer den Zugriff auf bestimmt Module erlauben und konkludent auch sperren.
Das bewirkt beim Benutzer, dass er sich seine Modulzusammenstellung selbst verändern könnte, jedoch beim Hinzufügen nur auf eine eingeschränkte Modulliste zurückgreifen kann.
Nutzen Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass sich ein Benutzer seinen Desktop selbst zusammenstellen darf, jedoch verhindern möchten, dass er bestimmte Module einsehen kann.
Daten importieren
Dieses Recht erteilt oder verbietet den Zugriff auf den Menüpunkt „Daten importieren“ im Menü Datei. Ist das Recht entzogen, hat Ihr Mitarbeiter keine Möglichkeit, Daten in Ihr AMTANGEE zu importieren.
Daten exportieren
Dieses Recht erteilt oder verbietet den Zugriff auf den Menüpunkt „Daten exportieren“ im Menü Datei. Ist das Recht entzogen, hat Ihr Mitarbeiter keine Möglichkeit, Daten aus Ihrem AMTANGEE zu exportieren.
Listen ausdrucken
Erteilen Sie einem Benutzer dieses Recht, wenn Sie möchten, dass der Benutzer z.B. eine Adressliste drucken darf. Ist das Recht entzogen, darf der Benutzer keine Listen erstellen und ausdrucken.
Serienbriefe erstellen
Erteilen Sie dem Benutzer dieses Recht, um dem Benutzer die Erstellung von Serienbriefen zu erlauben. Dieses Recht bezieht sich nur auf alle Seriendruckeigenschaften, die mit Word zusammenhängen (Brief + Fax).
Vorlagen verwalten
Erteilen Sie dem Benutzer dieses Recht, um dem Benutzer die Erstellung und die Bearbeitung von Brief– und Fax–Vorlagen zu erlauben.
Gebiete verwalten
Erteilen Sie einem Benutzer dieses Recht, wenn Sie zulassen möchten, dass der Benutzer Gebiete in der Verwaltung erstellen öder verändern kann.
E–Mail Konten verändern
Mit diesem Recht können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter neue e–mail Konten hinzufügen können. Ist das Recht entzogen, können nur Sie als Administrator neue e–mail Konten für Ihre Mitarbeiter einrichten.
Ebenfalls können Sie über dieses Recht steuern, dass Mitarbeiter nur dann Einstellungen verändern können, wenn dies explizit gestattet ist. So können Sie z.B. auch gewährleisten, dass jede e–mail mit einer vordefinierten Signatur Ihr Haus verläst. So können Sie Ihr Firmenbild nach Außen erheblich verbessern und vereinheitlichen.
TIPP: Über dieses Recht können Sie effektiv steuern, dass Mitarbeiter keine unberechtigten e–mail Konten unbemerkt in der Firma nutzen.
SMS versenden
Dieses Recht gestattet die Nutzung des AMTANGEE SMS–Gateways. Ist das Recht zugeteilt, können Mitarbeiter SMS Nachrichten an Kunden versenden, soweit das SMS–Gateway von Ihnen eingerichtet wurde.
Nachrichten an öffentliche Adressen löschen
Mit diesem Recht steuern Sie die Sicherheit Ihrer E-Mails. Wenn Ihre Mitarbeiter an öffentliche Adressen (Adressen, die in öffentlichen Ordnern gespeichert sind) schreiben, können Sie mit diesem Recht festlegen, ob diese E-Mails auch gelöscht werden dürfen.
Sie können Ihr Unternehmen mit diesem Recht effektiv vor Datenverlust schützen, indem Sie nur vertrauenswürdigen Mitarbeitern das Recht zuteilen, E-Mails löschen zu dürfen.
Nachrichten als vertraulich markieren
Dieses Recht gestattet einem Benutzer abgehende E-Mails als vertraulich zu definieren. Vertrauliche Nachrichten sind eine Einrichtung in AMTANGEE, um E-Mails an öffentliche Empfänger für andere Benutzer unlesbar zu machen. Kunden nutzen dieses Recht z.B. für Geschäftsführer und Vorstände, oder andere Mitarbeiter, um wichtige Vereinbarungen vertraulich zu behandeln.
E–Mail sofort versenden
Die Erteilung dieses Rechts führt dazu, dass Benutzer beim Schreiben einer E-Mail veranlassen können, dass diese E-Mail sofort versendet wird. Wird das Recht entzogen, verbleiben die abgehenden E-Mails so lange im Postausgang, bis das E-Mail–Gateway den nächsten Postaustausch vornimmt.
Zugriff auf Dateianhänge
Vergeben Sie dieses Recht, wenn Sie die möglichen Dateianhang–Sperren für diesen Benutzer außer Kraft setzen möchten. Ist dieses Recht nicht erteilt, kann der Benutzer nur die Dateianhänge öffnen, die er öffnen darf.
Rechte für Kampagnen
Bestimmen Sie hier, wer neue Kampagnen anlegen und oder bestehende Kampagnen auswerten darf.
Zugriff auf Artikelgruppen
Definieren Sie hier, wer Artikel oder Artikelgruppen anlegen darf.
Termine anderer Benutzer
Sie können einem Benutzer die Rechte einräumen, die Termine anderer Benutzer einzusehen oder zu bearbeiten. Wenn Sie in den Einstellungen unter im Menüpunkt "Termine" auf das Untermenü "Termine" klicken, erhalten Sie folgende Übersicht:
In dieser Übersicht können Sie alle Einstellungen zu den Rechten der Termine sehen und ändern.
Um neue Rechte in AMTANGEE anzulegen klicken Sie auf den Button "+ Hinzufügen". Wählen Sie dort aus für welchen Benutzer oder welche Benutzergruppe ein Recht angelegt werden soll. Bestimmen Sie nun von welchem Benutzer oder welcher Benutzergruppe die Termine z.B. gesehen werden sollen.
Im Beispiel oben bekommt der Benutzer Lars Kaufmann Zugriffsrechte auf die Termine der Gruppe "Vorstand". Wählen Sie diese Gruppe aus. Anschließend setzen Sie Haken bei den Optionen die, wie in unserem Beispiel der Benutzer Lars Kaufmann bekommen soll. Sie können in AMTANGEE auch einer ganzen Benutzergruppe Zugriffsrechte auf Termine zuweisen.
Rechte für Opportunities in AMTANGEE
Hier können Sie Rechte dafür vergeben, wie ein Benutzer oder eine Benutzergruppe mit den Opportunities eines anderen Benutzers oder einer anderen Benutzergruppe verfahren darf.
Mit dem Button "+ Hinzufügen" können Sie ein neues Recht für einen Benutzer oder eine Benutzergruppe anlegen.
Bestimmen Sie zuerst, für wenn das Recht gelten soll. Legen Sie dann fest auf welchen Benutzer oder welche Benutzergruppe das Recht zutreffen soll.
Sie können nun bestimmen, ob man mit diesem Recht Opportunities eines anderen "Sehen", "Bearbeiten" und / oder "Löschen" kann. Bitte setzen Sie bei zutreffendem einen Haken.
Um ein Recht zu löschen, markieren Sie es einfach und klicken dann auf den Button "–".