Abwesenheitsnotizen per E-Mail für den Urlaub sind mit AMTANGEE BCS ein Kinderspiel. Ein Beispiel: Lars Kaiser von der TEGANEM AG möchte mit der Familie verreisen. Er nimmt vom 31. Juli bis zum 11. August 2023 Urlaub. In diesem Zeitraum sollen alle externen E-Mails an ihn mit einer Abwesenheitsnotiz beantwortet werden.
Zunächst erstellt Lars Kaiser eine Abwesenheitsnotiz. Den entsprechenden Reiter findet er wir unter Vorlagen unten links im E-Mail-Assistenten. Alternativ könnte er über den Menüpunkt Datei in die Einstellungen gehen und findet unter der Kategorie Nachrichten die Unterkategorie Vorlagen für E-Mails.
Hier kann Lars Kaiser eine neue Kategorie für seine E-Mail-Vorlage anlegen oder er erstellt die Vorlage in einer bereits bestehenden Kategorie. Lars Kaiser legt nun eine Neue persönliche Vorlage. Er könnte auch eine öffentliche Vorlage anlegen, die andere Mitarbeitende ebenfalls benutzen könnten. Damit beschäftigen wir uns an anderer Stelle. Lars ergänzt den Text, den seine Kontakte als Antwort erhalten sollen. Anschließend speichert er die Vorlage unter dem Namen Abwesenheitsnotiz ab.
Zum Schluss muss Lars Kaiser für seine Abwesenheitsnotiz in AMTANGEE BCS eine neue Regel erstellen. Dafür wählt er unter Datei in der Menüleiste die Einstellungen. Dadurch öffnet sich das Einstellungsfenster. In der Kategorie Nachrichten klickt Lars auf die Unterkategorie Regeln und anschließend auf Regeln bearbeiten. Es öffnet sich folgendes Fenster:
Hier sehen wir die standardmäßig gesetzten Regeln. Lars Kaiser klickt auf Neu und setzt die folgenden Kriterien und Aktionen:
In Worten: Lars Kaiser möchte alle bei ihm eingehenden externen E-Mails im Zeitraum vom 31. Juli bis zum 11. August 2023 mit der E-Mail-Vorlage Abwesenheitsnotiz beantworten. Achtung: Wir müssen an den Haken bei Weitere Regeln verarbeiten denken!
Wenn die Einstellungen gespeichert sind, erhalten wir in der Maske mit den Regeleinstellungen einen Überblick über alle gesetzten Regeln:
Hier hat Lars Kaiser auch bereits eine E-Mail-Weiterleitung in AMTANGEE BCS eingerichtet – an seine Urlaubsvertretung. Die neuen Regeln gelten für den Zeitraum vom 31. Juli bis zum 11. August 2023. Lars Kaiser hat damit eine Abwesenheitsnotiz für den definierten Zeitraum eingerichtet.