Sie führen ein kleines oder mittleres Unternehmen und überlegen, ob sich ein CRM-System lohnt? In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum Sie CRM-Software einsetzen sollten und worauf es bei der Auswahl ankommt.
Was ist ein CRM-System?
Ein CRM-System (Customer Relationship Management) unterstützt Ihr Unternehmen dabei, Kundenbeziehungen strukturiert und in einer zentralen Softwarelösung zu verwalten. Vom ersten Kontakt bis zur langfristigen Kundenbindung. In einem CRM-System erfassen und speichern Sie alle Kundendaten sowie sämtliche Informationen zu Kommunikationen, Angeboten, Verkaufschancen und Serviceanfragen. Im Kundenkontakt können Sie jederzeit auf diese Informationen zurückgreifen.
Warum lohnt sich ein CRM für kleine Unternehmen?
Stellen Sie sich folgende Szene vor: Eine Kundin ruft an, weil sie vor zwei Wochen ein Angebot angefordert hat. Aber niemand im Team kann sagen, wer sich darum kümmern wollte. Die Anfrage liegt irgendwo im E-Mail-Postfach oder in einer Excel-Tabelle. Damit haben Sie eine Chance vertan, das Vertrauen der Kundin zu gewinnen. Und das nur, weil Sie kein zentrales System haben, das für Sie den Überblick behält.
Sie sehen also: Auch Ihr Team profitiert von einer CRM-Lösung. Die folgenden Fakten sprechen für ein CRM-System:
- Alle Anfragen bearbeiten Sie schnell und vollständig. Nichts bleibt liegen oder wird vergessen.
- Sie können alle Angebote und Rückmeldungen systematisch nachverfolgen.
- Das gesamte Wissen über jeden Kunden bleibt im Unternehmen. Auch wenn ein Kollege das Unternehmen verlässt.
- Die Zusammenarbeit organisieren Sie über die Zuordnung zu Teams mit festgelegten Zuständigkeiten und Zugriffsrechten.
Können Sie das auch über Ihr Excel-System sagen? Schauen wir uns ein Beispiel an:
Beispiel: Ein kleiner Maschinenbauzulieferer mit acht Mitarbeitenden erhält regelmäßig Kundenanfragen zu Ersatzteilen. Immer wieder gingen E-Mails verloren oder wurden doppelt beantwortet. Mit der Einführung eines CRM-Systems werden nun alle Anfragen zentral erfasst, automatisch einem zuständigen Mitarbeitenden zugewiesen und mit Erinnerungen versehen. Dadurch hat sich die Reaktionszeit halbiert und die Kundenzufriedenheit spürbar verbessert. Zudem spart das Team jede Woche mehrere Stunden Verwaltungsaufwand.
Worauf sollten kleine Unternehmen bei der Auswahl eines CRM-Systems achten?
| Auswahlkriterium | Bedeutung für den Alltag |
|---|---|
| Benutzerfreundlichkeit | Kurze Einarbeitung, hohe Akzeptanz im Team |
| Mobile Verfügbarkeit | Zugriff von unterwegs für Homeoffice oder Außendienst |
| Benachrichtigungen & Tickets | Keine Anfrage und kein Anliegen übersehen |
| Datenschutz | Rechtskonforme Verarbeitung und Speicherung von Kundendaten |
| Skalierbarkeit | CRM wächst mit dem Unternehmen |
| Schnittstellen & Integration | Anbindung an ERP-System, Kalender oder andere Systeme |
Welche CRM-Typen gibt es?
- Einsteiger-CRM: Für Unternehmen mit wenigen Kundenkontakten und einfachen Prozessen. Bietet Basisfunktionen wie Kontaktmanagement und Aufgabenverwaltung.
- Vertriebsorientiertes CRM: Unterstützt bei Leadpflege, Angebotsverfolgung und Pipeline-Management.
- CRM mit Service-Modulen: Ideal bei vielen Kundenanfragen. Ermöglicht Ticketverfolgung und Wissensdatenbanken.
- Skalierbare Plattformen: Für wachsende Unternehmen mit branchenspezifischen Anforderungen und individuellen Workflows.
Wie treffen Sie die richtige Entscheidung?
- Erfassen Sie Ihre Anforderungen: Erstellen Sie eine Liste mit benötigten Funktionen (z. B. Telefonanbindung, Nutzerrollen, CRM-Integration mit Warenwirtschaft).
- Testen Sie Lösungen vor dem Kauf: Nutzen Sie Testphasen oder Demos, um den Alltagseinsatz zu prüfen.
- Beziehen Sie Mitarbeitende ein: Das erhöht die Akzeptanz und sorgt für einen schnellen Start.
Warum ein CRM von AMTANGEE für Ihr kleines Unternehmen?
CRM-Software von AMTANGEE bietet Ihnen alle genannten CRM-Varianten in einem System und wendet sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen im B2B-Geschäft. Wenn es um Aufbau und Pflege langfristiger Kundenbeziehungen geht, bietet AMTANGEE entscheidende Vorteile:
- Alle Kontaktwege in einem System: E-Mail, Fax, Telefon – alles drin.
- Die gesamte Kundenhistorie auf einen Blick, schon beim ersten Klingeln des Telefons.
- Mobile CRM für mobiles Arbeiten, etwa im Außendienst.
- Datenschutzkonform: Alle Kundendaten bleiben auf Ihrem eigenen Server.
- Integrierbar mit allen wichtigen ERP-Systemen am Markt.
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Häufige Fragen (FAQ)
- Ist ein CRM nicht zu komplex für ein kleines Unternehmen?
Moderne CRM-Systeme sind skalierbar und an kleine Teams angepasst. So können Sie AMTANGEE schon für kleine Teams ab drei Nutzern einsetzen. - Wie viel kostet ein CRM in der Regel?
Die Kosten variieren je nach Anbieter. AMTANGEE bietet Lösungen ab 49 € pro Monat und Nutzer an. - Wie lange dauert die Einführung eines CRM-Systems?
In der Regel zwischen wenigen Tagen und einigen Wochen. Das hängt vom Datenimport und vom Schulungsbedarf ab.
