Na, können Sie das Kürzel „DSGVO“ noch hören? Seit dem 25. Mai 2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geltendes Recht und gilt verbindlich für alle Unternehmen, die in der EU ansässig sind, eine Niederlassung haben oder personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten. Die DSGVO hat in den vergangenen Monaten für viel Aufregung und bisweilen auch Unbehagen gesorgt, auch, weil viele Detailfragen bis heute einer endgültigen Klärung harren. Eine der zentralen Anwendungsbereiche der DSGVO ist der Umgang mit personenbezogenen Daten. Damit sind alle Informationen gemeint, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Datenschutz beginnt – wenn er ernst genommen wird! – konsequenterweise beim Anfang, dem Speichergrund (spezifiziert in Artikel 6 DSGVO). Diese Grundsätze haben wir in unserem aktuellen Release umgesetzt, um Ihre Kommunikation auch angesichts dieser kritischen Fragen wesentlich zu vereinfachen. Begrüßen Sie mit uns den neuen Datenschutzreiter.
Den Datenschutz fest im Griff
Bislang mussten die Aufsichtsbehörden einen Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nachweisen, mit der DSGVO wird die Beweislast umgekehrt: Nun müssen die Unternehmen darlegen, dass sie datenschutzkonform arbeiten! Damit kommt CRM in technisch-organisatorischer Hinsicht eine zentrale Rolle zu, denn nur in einem CRM-System können personenbezogene Daten bestmöglich geschützt und transparent gepflegt werden. Dies gilt vor allem im Hinblick auf Benutzer- und Zugriffsrechte, protokollierte Datenänderungen und die Pflegbarkeit bestimmter Zusatzinformationen. Wann wurde ein Datensatz erstmalig aufgenommen? Woher stammt er? Wie steht es um Zweck und Rechtsgrundlage der Datenerhebung? Und welche Einwilligungen zur Nutzung der erhobenen Daten bestehen überhaupt. Zur Verwaltung dieser Informationen steht Ihnen künftig der neue Datenschutzreiter zur Verfügung:
Privatsphäre – und zwar richtig: Der neue AMTANGEE Datenschutzreiter
Die einzelnen Felder im Überblick:
- Datensatzursprung: Woher stammt ein Adressdatensatz (Anfrage per E-Mail, Brief etc.)? Das Feld „Erstkontakt“ ist nicht editierbar, vielmehr wird das Datum aus der Historie abgeleitet.
- Rechtsgrundlage: Hier wird definiert, warum gespeichert wird – und resultierend daraus, welche Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme überhaupt möglich sind. Die Veränderung von Gültigkeitszeiträumen unterliegt dem AMTANGEE Rechtemodell. Bitte klären Sie die Zeiträume mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
- Verarbeitungszwecke: Was geschieht mit den Daten? Bitte beachten Sie, dass die Ermangelung eines Verarbeitungszwecks im Sinne der DSGVO einen Löschgrund darstellt.
- Einwilligungen: In dieser Liste sind die konkreten Belege zu hinterlegen, auf welcher Grundlage bestimmte Kontaktmöglichkeiten genutzt werden dürfen (inkl. Verknüpfungen ins Dokumentenmodul).
Sie müssen natürlich nicht für jede Adresse manuell die Datenschutz-Einstellungen vornehmen! Wenn Sie z.B. im Adressmodul eine Liste von Adressen selektieren, finden Sie im Kontextmenu entsprechende Hilfsfunktionen (Erweiterte Funktionen > Datenschutz-Einstellungen ändern).
Bitte beachten Sie: Derzeit existieren zwei Versionen von AMTANGEE CRM. Die Versionen 5.6 Build 1569 und 5.7 Build 1572 sind funktional identisch, allerdings setzt die Version 5.7 die oben genannten Aspekte der DSGVO mit dem neuen Datenschutz-Reiter um. Dieses Upgrade führt unumkehrbar dazu, dass die Kommunikation bei Personen ohne eingepflegten Speichergrund erschwert wird, z.B. durch einen Popup-Dialog, der bei jedem E-Mail-Versand explizit zur Bestätigung auffordert, da der Versand im Prinzip gegen geltendes Recht verstößt.
Im Rahmen unserer Initiative Privacy is Key haben wir schon frühzeitig begonnen, das nun offiziell vorliegende DSGVO-Release mit Pilotkunden auf seine unbedingte Praxistauglichkeit zu prüfen.
Wir weisen zusammenfassend darauf hin, dass mit einem Update auf die Version 5.7 eine DSGVO-konforme Kommunikation umgesetzt werden kann, ein Update aber nur dann sinnvoll ist, wenn bereits die entsprechenden organisatorischen Vorarbeiten geleistet wurden.
Über diese Blog-Reihe
Die Reihe „CRM Toolbox“ stellt in loser Folge interessante Features, weniger häufig genutzte Funktionen sowie hilfreiche Tipps und Kniffe rund um AMTANGEE CRM vor. Die Beiträge richten sich an den tagtäglichen Anwender – mit dem Ziel, die Arbeit mit AMTANGEE noch angenehmer und effizienter zu gestalten.
Hinweis zu den Screenshots: Es werden keine Informationen real existierender Unternehmen gezeigt, alle Bilder zeigen frei erfundene Mustermandanten.
