Die E-Mail-Signatur ist für die meisten Unternehmen Pflicht und gehört als formeller Abschluss einer E-Mail zum guten Ton. Dabei kann die Signatur so viel mehr! Im Marketing lässt sich die Pflichtangabe als heimliches Multi-Tool einsetzen. In diesem Artikel wollen wir uns anschauen, wie sich die E-Mail-Signatur gezielt für das Marketing einsetzen lässt. Werfen wir aber zunächst einen Blick auf die E-Mail-Signatur als Pflichtangabe:
Warum die E-Mail-Signatur sein muss
Jede E-Mail an einen bestimmten Adressaten außerhalb des Unternehmens gilt für alle Unternehmen mit Eintrag ins Handelsregister als Geschäftsbrief. Die E-Mail muss gemäß § 37a Handelsgesetzbuch (HGB) folgende Pflichtangaben enthalten:
- Rechtsform des Unternehmens,
- Anschrift des Unternehmens oder der Niederlassung,
- das Registergericht und
- die Nummer des Handelsregistereintrags.
Entsprechende Pflichten hat der Gesetzgeber für Aktiengesellschaften (§ 80 AktG) erlassen, für GmbHs und UGs (§ 35 a GmbHG), für Genossenschaften (§ 25a GenG), für OHGs (§ 125a HGB) sowie für KGs (§ 177a HGB). Die Pflicht einer Signatur wenigstens mit einer ladungsfähigen Anschrift kann sich aber auch aus anderen Regelungen ergeben, etwa durch § 2 Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV), die alle dienstleistenden Unternehmen betrifft – auch ohne Handelsregistereintrag.
Die E-Mail-Signatur als Markenbotschafterin
Die wichtigste Funktion einer E-Mail-Signatur besteht also darin, den Kunden oder Geschäftspartner mit Kontaktinformationen zu versorgen. Gleichzeitig eignet sich die Signatur hervorragend als Markenbotschafterin. Schließlich geht sie mit jeder E-Mail an externe Adressaten hinaus. Durch Integration von Logos, Slogans oder Werbebannern können E-Mail-Signaturen die Markenidentität des Unternehmens stärken. Ein Porträtfoto in der Signatur verleiht jeder E-Mail eine persönliche Note.
Auf die Beziehungsebene zahlt auch ein Gütesiegel ein. Es gibt eine Fülle von Siegeln, die einen Anbieter beispielsweise als vertrauenswürdig oder nachhaltig ausweisen. TÜV-Siegel und das im E-Commerce verbreitete Siegel "Trusted Shops" zählen zu den bekanntesten Gütesiegeln. Einige Siegel, wie das erwähnte Trusted Shops-Siegel, bieten zusätzlich die Möglichkeit, plattformübergreifend Nutzerbewertungen zu sammeln und auf der eigenen Website darzustellen. Ein Prüfsiegel in der E-Mail-Signatur schafft Vertrauen.
Call-to-Action (CTA) in der E-Mail-Signatur
Jede Marketingbotschaft braucht einen Call-to-Action, einen direkten Aufruf an den Adressaten zum sofortigen Handeln. Der CTA kann dazu auffordern, ein Whitepaper herunterzuladen oder einen Link anzuklicken. Der Link kann zu aktuellen Angeboten, Rabattaktionen oder Produktneuheiten führen. Der CTA gilt als bewährtes Mittel, den Kunden zum Geschäftsabschluss zu bewegen. Lassen Sie uns ein Beispiel betrachten:
- Die eigentliche Signatur folgt unter der Grußformel am Ende der E-Mail.
- Sie können Ihre Signatur mit einem ansprechenden Porträtfoto und dem Company Logo beginnen.
- Dann folgen die Pflichtangaben. Kein Gesetz schreibt die Reihenfolge vor. Sie sollten mit den gebräuchlichsten Kontaktmethoden beginnen (vermutlich Telefon, E-Mail und Website).
- Jetzt kommt der CTA, wenn gewünscht.
- Im Anschluss folgen dann die Adressdaten Ihres Firmensitzes.
- Etwas kleiner darunter folgen die Angaben über den Handelsregistereintrag und den Gerichtssitz.
Eine solche E-Mail-Signatur erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, legt dem Kunden aber gleichzeitig nah, ins Auto zu steigen und das Sortiment vor Ort in Augenschein zu nehmen. In einem CTA lassen sich aber auch die folgenden Angaben unterbringen:
Soziale Netzwerke in der E-Mail-Signatur
Präsenz in Sozialen Netzwerken zählt heute zum Standard im Marketing. Unternehmen wollen (potenzielle) Kunden als Fans oder Follower gewinnen. Zum einen verleihen diese Fans und Follower der Marke Gewicht. Zum anderen ist ein Fan quasi ein geparkter Kunde, der jederzeit mit Marketingaktionen aktiviert werden kann. E-Mail-Signaturen bieten eine ausgezeichnete Möglichkeit, auf Präsenzen in sozialen Medien aufmerksam zu machen.
Fügen Sie Links zu den offiziellen Social-Media-Profilen des Unternehmens Ihren E-Mail-Signaturen hinzu, um die Reichweite zu erhöhen und die Community zu stärken. Ein einfacher Klick führt den Empfänger direkt zu der jeweiligen sozialen Plattform. Optisch ansprechender wirken Logos der Netzwerke. Die Links zu sozialen Netzwerken lassen sich sehr gut mit einem CTA verbinden ("Folgen Sie uns auf ...", "Meet us on ...").
In ähnlicher Weise können Sie in Ihrer Signatur auch auf neue Produkte aufmerksam machen oder für die Teilnahme an Webinaren und Veranstaltungen werben.
Technik: E-Mail-Signatur in AMTANGEE
Wie Sie eine E-Mail-Signatur in AMTANGEE BCS erstellen, erklärt detailliert ein Beitrag in unserer Knowledge Base. Der Schlüssel zum Einsatz von E-Mail-Signaturen im Marketing heißt HTML. Die Signatur formatieren Sie in AMTANGEE BCS (und anderen CRM- oder E-Mailprogrammen) mit HTML-Befehlen. Öffnen Sie einfach eine neue E-Mail. Wenn Sie einen Absender gewählt haben, erscheint dessen Signatur in der E-Mail. Im Anschluss können Sie per HTML-Code eine Signatur vorgeben, die auch Links und eingebundene Abbildungen enthalten kann. Den Inhalt der Signatur können Sie entweder direkt in der Entwurfsansicht oder im Quelltext erstellen oder anpassen.
Die Macht der E-Mail-Signatur
Die E-Mail-Signatur ist weit mehr als der formelle Abschluss einer Nachricht. Sie ist eine kostbare Ressource im Marketing, die viel bewirken kann – wenn man sie geschickt einsetzt. Wer die Macht der E-Mail-Signaturen erkennt und nutzt, hinterlässt einen bleibenden – weil immer wiederkehrenden – Eindruck beim Empfänger.
