E-Mails sind das bevorzugte Medium für Geschäftspost. Anfragen, Angebote, Preisverhandlungen, Rechnungen – all das landet im E-Maileingang. Unsortiert zwischen Newslettern, Spam und privaten Mails. Durch dieses Dickicht müssen Sie sich täglich einen Pfad zum Wesentlichen bahnen. Sie müssen Wichtiges und Unwichtiges unterscheiden und das Wichtige aufbewahren. Dabei reicht ein einfaches Speichern in E-Mail-Ordnern rechtlich nicht aus, um für ein rechtssicheres E-Mail-Archiv zu sorgen. Aber lassen Sie uns zuerst einige Grundsatzfragen klären:
E-Mail-Archivierung: Welche gesetzlichen Regeln gelten?
Die E-Mail hat den Schriftverkehr enorm beschleunigt, doch auch das digitale Schreiben in Ihrem Maileingang ist rechtlich gesehen ein Geschäftsbrief. Wie ein Geschäftsbrief muss auch die E-Mail archiviert werden.
Vorsicht: Eine E-Mail irgendwo zu speichern gilt noch nicht als Archivierung. Dazu kommen wir noch.
Die Archivierungspflicht ergibt sich aus § 257 Abs. 4 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) sowie aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Die GoBD machen keinen Unterschied mehr zwischen buchführungspflichtigen Unternehmen, Kleinunternehmen und Freiberuflern. Die Pflicht zur rechtssicheren Archivierung von E-Mails gilt für alle Unternehmen und Selbständigen.
Welche E-Mails müssen wie lange archiviert werden?
Unternehmen müssen laut Gesetz alle Unterlagen zu Geschäftsvorfällen aufbewahren sowie alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind. Gemäß § 147 Abs. 1 AO müssen folgende Unterlagen für zehn Jahre aufbewahrt werden:
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- Buchungsbelege sowie
- Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,
Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren hat der Gesetzgeber für folgende Unterlagen festgesetzt:
- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Wichtig: Unterlagen für Steuern, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, dürfen grundsätzlich nicht vernichtet werden.
Die Aufbewahrungsfrist zählt ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail eingegangen oder versendet wurde.
Welche E-Mails müssen nicht archiviert werden?
Natürlich hat kein Außenprüfer ein Interesse daran, sich durch Sammlungen von Newslettern oder internen E-Mails zu kämpfen. Diese E-Mails müssen Sie also nicht archivieren. Auch E-Mails, die quasi als Container für einen Anhang eingegangen sind, die sonst aber selbst keine buchungsrelevanten Informationen enthalten, müssen Sie nicht archivieren. Sie sollten darauf achten, dass Sie für steuerlich relevante E-Mails und für allgemeine Mails oder Newsletter unterschiedliche Adressen einrichten.
Welche E-Mails dürfen nicht archiviert werden?
Es gibt auch E-Mails, die nicht archiviert werden dürfen. Das gilt etwa für alle privaten E-Mails. Diese Mails dürfen Sie ohne persönliche Zustimmung des Betroffenen nicht anlasslos und ohne Grund speichern.
Tipp: Unternehmen sollten die Nutzung von Unternehmensadressen für private E-Mails strikt untersagen.
Wie müssen E-Mails archiviert werden?
Nachdem wir geklärt haben, wer welche E-Mails, wie lange archivieren muss, kommen wir nun zum “Wie” eines rechtssicheren E-Mail-Archivs. Die Anforderungen an eine rechtssichere Archivierung von E-Mails hat der Gesetzgeber in den schon erwähnten GoBD festgelegt:
- Vollständigkeit: Sie müssen Ihr E-Mail-Archiv fehlerfrei und vollständig führen.
- Wahrheit: Alle Angaben müssen der Wahrheit entsprechen.
- Unveränderlichkeit: Sie müssen Ihre E-Mails immer im Original speichern. Jede kleinste Änderung müssen Sie protokollieren, dokumentieren und durch Vorlage des Originals nachweisen können. Eine unprotokollierte Veränderung muss ausgeschlossen sein. Das ist ein Kernbestandteil der sogenannten Revisionssicherheit.
- Nachvollziehbarkeit: Ein sogenannter sachkundiger Dritter (der Prüfer) muss sich im Archiv jederzeit und ohne Probleme zurechtfinden können.
- Übertragbarkeit: Sie müssen die E-Mails jederzeit auf eine andere Software oder Plattform übertragen können. Dabei dürfen keine Informationen verloren gehen. Auch müssen Manipulationen auf diesem Weg ausgeschlossen sein.
- Zeitrichtigkeit: Alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails müssen Sie zeitnah archivieren.
- Sicherheit: Sie müssen Ihre E-Mail sicher vor Datenverlust aufbewahren. Auch unbefugte Zugriffe müssen Sie ausschließen.
- Datenzugriff: Für einen bestimmten externen Partner müssen Sie hingegen einen Datenzugriff ermöglichen: Ihr Finanzamt muss in der Lage sein, im Rahmen einer digitalen Außenprüfung auf die Daten zugreifen zu können.
Die Art und Weise, wie Sie Ihr E-Mailarchiv führen, müssen Sie dokumentieren. Sie sehen schon, dass Sie auch mit der besten Ordnerstruktur in Ihrem E-Mail-Programm nicht zu einem rechtssicheren E-Mailarchiv gelangen.
E-Mail-Archivierung technisch gelöst
Wir haben umfangreich erörtert, welchen Anforderungen ein rechtssicheres E-Mail-Archiv unterliegt. Hier kommt auch die Belegschaft ins Spiel. So müssen in der Buchhaltung alle Mitarbeitenden in der rechtssicheren Archivierung von E-Mails unterwiesen sein. Die technische Lösung selbst sollten Sie mit einer Software oder mit einem externen Dienst erledigen, der über eine sichere Schnittstelle E-Mails archiviert. Denn wenn Sie Ihre E-Mails selbst per Hand sortieren und abspeichern, besteht immer das Risiko von Fehlern und Manipulationen. Folgende Anforderungen müssen Sie an Ihr Archivierungsprogramm stellen:
- Es muss die für die Besteuerung relevanten E-Mails von irrelevanten unterscheiden können. Und es muss E-Mails aussondern können, die gar nicht gespeichert werden dürfen.
- Es muss die E-Mails im Original speichern und garantieren, dass die Mails nicht verändert werden können.
- Es muss eine sinnvolle Verschlagwortung der gespeicherten E-Mails erlauben und die E-Mails fortlaufend sortieren.
- Das gilt insbesondere für den Zugriff durch einen sachkundigen aber nicht technisch versierten Dritten. Gemeint ist damit der Außenprüfer des Finanzamts.
- Es muss die E-Mails sicher vor Verlust speichern.
- Es muss berechtigten Personen einen schnellen und problemlosen Zugriff ermöglichen.
Dabei spielt die Dokumentation eine zentrale Rolle. In ihr müssen Sie darstellen, wie Sie E-Mails archivieren und welche Maßnahmen Sie ergreifen, um Ihr E-Mail-Archiv rechtskonform führen. AMTANGEE BCS kann auf Wunsch um eine solche rechtskonforme Archivierung von E-Mails erweitert werden.
Ein Wort zur Warnung
Genügt Ihre E-Mail-Archivierung nicht den Anforderungen der GoBD, kann ein Außenprüfer Ihre gesamte Buchhaltung für ungültig erklären. Stehen in dem Zusammenhang Straftatbestände im Raum, drohen empfindliche Geldstrafen oder sogar eine Freiheitsstrafe.
E-Mail-Archivierung mit AMTANGEE
In unserer Support-Datenbank finden Sie einen Artikel, der Ihnen Schritt für Schritt erklärt, wie Sie in die E-Mail-Archivierung mit AMTANGEE BCS starten.
Hinweis in eigener Sache:
Bitte beachten Sie: Dies ist ein redaktioneller Betrag, der das komplexe Thema der E-Mail-Archivierung allgemein verständlich aufbereitet und den gesetzgeberischen Standpunkt bis einschließlich Februar 2024 zu Ihrer Information aufbereitet. Wir haben den Sachstand aus frei verfügbarer Quellen nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen und ediert. Die Lektüre soll und kann keine Rechtsberatung ersetzen. Jede Entscheidung, die ein Unternehmen fällt, um gesetzlichen Maßgaben zu entsprechen, muss in technischer und organisatorischer Hinsicht auf das jeweilige Unternehmen angepasst sein und sollte in jedem Fall von einem rechtlichen Beistand geprüft werden.
