Ein System muss aber auch nicht alles können. Je höher das Auftragsvolumen ist und je mehr Personen an der Kundenbetreuung beteiligt sind, desto deutlicher wird: Kundenkommunikation ist kein Kernbestandteil einer Warenwirtschaft.
Dieser Artikel beleuchtet typische Herausforderungen aus der Praxis und zeigt, wann ein Tool zur Kundenkommunikation eine sinnvolle Ergänzung zu einem ERP-System sein kann – am Beispiel von JTL-Wawi.
Kundenkommunikation im Alltag: typische Reibungspunkte
Kennen Sie eine der folgenden Situationen aus dem Tagesgeschäft?
1. Verteilte Kommunikation über mehrere Kanäle
Kunden melden sich per E‑Mail, telefonisch, über den Shop oder über Marktplätze. In Systemen wie JTL‑Wawi lassen sich Kundenstammdaten und auftragsbezogene Informationen zwar einsehen, die eigentliche Kommunikation findet jedoch außerhalb des Systems statt – etwa im E‑Mail‑Postfach oder am Telefon.
Die Folge: Wichtige Informationen zu den Kunden werden nicht zentral zusammengeführt.
2. Fehlende Gesamthistorie der Kundenkontakte
Warenwirtschaftssysteme bieten eine sehr gute Übersicht über Belege, Umsätze und Aufträge. Was jedoch oft fehlt, ist eine chronologische, kanalübergreifende Kommunikationshistorie:
- Wann wurde zuletzt telefoniert?
- Worum ging es im Gespräch?
- Welche E‑Mail bezog sich auf welche Anfrage?
- Welche Rückmeldung steht noch aus?
Diese Informationen lassen sich zwar teilweise manuell als Notizen pflegen, sind aber nicht als strukturierte Kommunikationsakte gedacht.
3. Unklare Zuständigkeiten im Team
In vielen Unternehmen arbeiten mehrere Personen parallel mit Software-Lösungen. Ohne ein zentrales Kommunikationssystem bleibt oft unklar:
- Wer hat zuletzt mit dem Kunden gesprochen?
- Wer bearbeitet die offene Anfrage?
- Gibt es ein Follow‑up oder eine Aufgabe?
4. Telefonische Anfragen ohne Kontext
Ein klassisches Szenario: Ein Kunde ruft an, ein Mitarbeiter nimmt das Gespräch entgegen, ohne zu wissen, welche Vorgeschichte es gibt. Zwar können Umsätze und Aufträge im ERP- oder Warenwirtschaftssystem recherchiert werden, doch der kommunikative Kontext fehlt: frühere Gespräche, E‑Mails oder Zusagen sind nicht auf einen Blick sichtbar.
Warum das kein Fehler von JTL-Wawi ist
Diese Herausforderungen sind keine Fehlentwicklung oder Versäumnisse von ERP-Lösungen wie JTL‑Wawi. Im Gegenteil: JTL ist als Warenwirtschafts‑ und ERP‑System konzipiert.
Der Fokus liegt auf:
- Auftragsabwicklung
- Lager‑ und Bestandsführung
- Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen
- Prozessautomatisierung im E‑Commerce
Genau dafür sind Lösungen wie JTL‑Wawi optimiert und darin sehr leistungsfähig.
Kundenkommunikation hingegen ist eine eigene Disziplin
Sie erfordert andere Funktionen wie Gesprächshistorien, Aufgaben, Wiedervorlagen, kanalübergreifende Transparenz und Zuständigkeitslogik. Diese Anforderungen liegen klassisch im Bereich eines CRM‑Systems.
Kundenmanagement als Ergänzung, nicht als Ersatz
An dieser Stelle setzt ein CRM an, das nicht versucht, das bestehende ERP-System zu ersetzen, sondern es ergänzt. Ein Beispiel dafür ist AMTANGEE: Ein Tool, das speziell für die Kundenkommunikation konzipiert ist und direkt mit JTL‑Wawi verbunden werden kann.
Der Ansatz ist klar getrennt. In diesem Beispiel:
- JTL‑Wawi bleibt die Quelle für Aufträge, Belege und Warenbewegungen.
- AMTANGEE bündelt Kommunikation, Kontakte, Aufgaben und Historien.
Wie AMTANGEE die Kommunikationslücke schließt
1. Zentrale Kundenakte
Alle Kommunikationsereignisse wie E‑Mails, Telefonate, Termine oder Notizen werden chronologisch in einer Kundenhistorie zusammengeführt. Der Kunde wird nicht nur als Datensatz, sondern als Beziehung sichtbar.
2. Kontext im Kundengespräch
Bei eingehenden Anrufen zeigt AMTANGEE relevante Kundeninformationen und vergangene Kontakte an, inklusive der aus JTL‑Wawi synchronisierten Umsatz‑ und Belegdaten. Der Mitarbeiter startet informiert in das Gespräch.
3. Klare Zuständigkeiten und Aufgaben
Anfragen lassen sich Aufgaben zuweisen, kommentieren und nachverfolgen. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer woran arbeitet und was noch offen ist.
4. Einheitliche Kommunikation nach außen
E‑Mails, Versandinformationen oder Rückfragen können direkt aus dem Tool zur Kundenkommunikation heraus erfolgen: strukturiert, nachvollziehbar und konsistent im Unternehmensauftritt.
Fazit: Zwei Systeme, die sich optimal ergänzen
JTL‑Wawi ist und bleibt ein leistungsstarkes System für Warenwirtschaft und Auftragsabwicklung. Die Herausforderungen in der Kundenkommunikation entstehen nicht durch fehlende Funktionen, sondern durch die unterschiedlichen Zielsetzungen von ERP und CRM.
Ein ergänzendes Tool zur Kundenkommunikation wie AMTANGEE sorgt dafür, dass:
- Kommunikation strukturiert wird
- Informationen nicht verloren gehen
- Teams effizienter zusammenarbeiten
- Kundenanfragen schneller und konsistenter beantwortet werden
So ist AMTANGEE kein Ersatz, sondern eine logische Erweiterung im Tagesgeschäft mit JTL‑Wawi.
Sie sind auf der Suche nach einer passenden Lösung für Ihre Kundenkommunikation? Dann kommen Sie gerne für ein unverbindliches Erstgespräch auf uns zu.
