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CRM mit Sahnehäubchen: AMTANGEE 5.6 integriert DMS
CRM wird mit DMS noch schöner: AMTANGEE DMS powered by docuvita

CRM mit Sahnehäubchen: AMTANGEE 5.6 integriert DMS

Anfang Juni erscheint AMTANGEE 5.6 mit zahlreichen Detailverbesserungen. Im Fokus der Weiterentwicklung standen vor allem E-Mail-Themen wie Verschlüsselung und rechtssichere Archivierung. Insbesondere das Thema E-Mail-Archivierung hat uns einiges Kopfzerbrechen bereitet, weil am Anfang unserer Überlegungen zwei starke Optionen standen: die pragmatische – und eben die andere und aus heutiger Sicht richtige. AMTANGEE 5.6 markiert den Beginn der schrittweisen Integration von DMS (Dokumentenmanagementsystem) in AMTANGEE. In diesem Beitrag beleuchten wir unsere Überlegungen und erläutern die grundsätzlichen Vorteile von DMS für unsere Kunden.

DMS (Dokumentenmanagementsystem) – eine kleine Einführung

DMS ist laut dem Digitalverband Bitkom ein Oberbegriff für alle Arten dokumentenverwaltender Systeme. Im weiteren Sinn beinhaltet der Begriff sowohl Archivsysteme als auch Systeme, die Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus verwalten können, d.h. beginnend mit der Entstehung über die Verwaltung unterschiedlicher Versionsstände bis hin zur unveränderbaren Aufbewahrung. Eine etwas allgemeinere Definition stammt von AIIM (Association for Information and Image Management): DMS bezeichnet Technologien, Tools und Methoden zur Erfassung, Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung sowie Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. DMS ist daher im engeren Sinne weniger als eigenständiges System zu verstehen, sondern vielmehr als eine der Kernfunktionen anderer unternehmenstragender Systeme wie ECM (Enterprise Content Management), ERP (Enterprise Resource Planning) oder – na klar! – CRM.

Wie CRM unterstützt und optimiert auch Dokumentenmanagement unternehmensweit Arbeitsprozesse. Bei AMTANGEE CRM geht es – in erster Linie aber nicht ausschließlich – um Kundenmanagement und positive Kundenbindung, bei DMS um Dokumentenmanagement. Die Summe der intelligenten Kopplung beider Welten: greifbare Synergieeffekte! Typische DMS-Funktionen wie Versionierung, Check-in/Check-out oder Metadatenverwaltung ermöglichen sowohl die kontextbezogene Erstellung, Verwaltung und kollaborative Bearbeitung als auch die umfassende und zielgerichtete Suche nach Dokumenten. Das bedeutet: schneller und unternehmensweiter Zugriff auf Dokumente, Vermeidung von doppeltem Datenbestand sowie Transparenz und Nachvollziehbarkeit hinsichtlich sämtlicher Bearbeitungsschritte eines Dokuments.

Dokumentenmanagement ist – wie auch Kundenbeziehungsmanagement – eine kleine Wissenschaft für sich. DMS implementiert man nicht einfach im Vorübergehen. Schlicht, weil der Reifegrad eines ausgewachsenen – besser: erwachsenen – Dokumentenmanagementsystems das Ergebnis eines jahrelangen Findungsprozesses ist, eine Reibung an technischen und gesetzlichen Rahmenbedingungen wie auch an kundenspezifischen Anforderungen. Für DMS gilt damit gleichermaßen, was auch für andere unternehmenskritische Anwendungen wie CRM oder ERP gilt: Die Güte eines Produkts zeigt sich eigentlich erst nach den Kinderschuhen!

DMS von docuvita: Sicherheit mit Brief und Siegel

Doch warum kommt die DMS-Integration gerade jetzt? Die Integration eines vollwertigen Dokumentenmanagementsystems in AMTANGEE CRM beschäftigt uns inhaltlich schon seit längerem. Aber erst die gesetzlichen Anforderungen im Bereich der rechtssicheren E-Mail-Archivierung waren ausschlaggebend, um Position zu beziehen. Warum? Es wäre ohne Weiteres möglich gewesen, AMTANGEE durch ein Update in die Lage zu versetzen, E-Mails dauerhaft und rechtskonform zu archivieren. (Ein Switch existiert bereits, wenn aktiviert, werden seit Jahresbeginn eintreffende E-Mails im Hintergrund für eine dauerhafte Abspeicherung im DMS vorgehalten.) Allerdings: Im Sinne unserer Kunden wäre eine solche Lösung keinesfalls! Auch wenn das Finanzamt künftig das Recht hat, relevante E-Mails in ihrer unverfälschten Form einsehen zu dürfen, Tür und Tor zu sämtlichen Kundendaten in AMTANGEE möchten wir aber dennoch nicht öffnen.

Der Königsweg: eine strategische Partnerschaft mit einem DMS-Hersteller, der den Kinderschuhen bereits entwachsen ist. Der wie wir auf die Bedürfnisse kleinerer und mittlerer Unternehmen spezialisiert ist, agil und mit einem Produkt, das sich über offene Schnittstellen sehr gut integrieren lässt. Ein Produkt mit Brief und Siegel. Am Ende unserer Suche gab nur einen idealen Hersteller, der unseren Ansprüchen entsprach: docuvita!

CRM und DMS: Kooperation AMTANGEE und docuvita

Die Dokumentenverwaltung von docuvita ist zertifiziert vom VOI und vom TÜV-IT und erfüllt höchste Anforderungen in den Bereichen Revisions- und Manipulationssicherheit. Ein modernes und zugleich technisch ausgereiftes System, das – wie auch AMTANGEE CRM – sämtliche Möglichkeiten bietet, über Workflows firmenspezifische Prozesse auf höchstem Niveau zu optimieren.

Ein Blick in die Zukunft von AMTANGEE CRM

Am Ende ist alles ganz einfach: AMTANGEE CRM beseitigt das Chaos in der Kommunikation, docuvita DMS das Durcheinander in den Archivregalen. Für uns eine vertrauensvolle strategische Partnerschaft, für unsere Kunden eine glückliche Verbindung, die viele spannende Möglichkeiten eröffnet. Die Integration von docuvita DMS erfolgt schrittweise, zunächst im Bereich der rechtssicheren E-Mail-Archivierung, dann immer weiter bis hinein ins Dokumentenmodul.

Bereits jetzt gilt, dass mit AMTANGEE CRM „in unserer Firma“ überall dort ist, wo Sie gerade sind. Und mit integriertem DMS powered by docuvita soll das künftig auch für „in unserem Archiv“ gelten. Denn: DMS gestattet unternehmensweiten Zugriff auf sämtliche Dokumente (natürlich in Abhängigkeit der jeweiligen Berechtigung). Mehrfachhaltung von Dateien gehören mit DMS ebenso der Vergangenheit an wie verwaiste Dokumente, ineffiziente Ordnersysteme oder gar staubige Papierarchive. Das DMS wird so zur zentralen Anlaufstelle, um Dokumente zu lesen, zu bearbeiten oder abzulegen. Intelligente Filtersysteme sorgen dann dafür, dass benötigte Dokumente schnell gefunden statt mühsam gesucht werden – Volltextindizierung und automatische Anreicherung mit Metadaten inklusive.

Auch die Zusammenarbeit im Team wird bald wesentlich einfacher, weil von einem Dokument nicht mehr zahlreiche Kopien im Umlauf sind. Vielmehr versioniert das DMS die einzelnen Bearbeitungsschritte und gewährleistet somit, dass immer nur die aktuellste Fassung verwendet wird. Ein Dokumentenmanagementsystem ist aber nicht nur dann hilfreich, wenn Sie aktiv ein bestimmtes Dokument suchen und bearbeiten möchten! Mit Workflows lassen sich z.B. Arbeitsprozesse abbilden (z.B. bei der Rechnungsfreigabe oder im Qualitätsmanagement), Wiedervorlagen ermöglichen die zeitgesteuerte Delegation von Aufgaben an Mitarbeiter, E-Mails werden ohne weiteres Zutun rechtssicher archiviert. AMTANGEE DMS wird so zum universellen Datenlieferant: ohne Medienbrüche, immer auf dem neuesten Stand und – unser größter Ansporn! – überall dort verfügbar, wo Sie jetzt bereits auf Ihre CRM-Daten zugreifen können.

CRM und DMS: Die Vorteile im Überblick

Der gezielte und vor allem schnelle Zugriff auf Informationen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Unternehmen. Einerseits durch Senkung der Betriebskosten, andererseits durch Steigerung der Produktivität. Die Integration von DMS in AMTANGEE CRM bietet damit Vorteile in sehr vielen Bereichen, z.B.:

  • noch schnellerer Zugriff auf Informationen – und zwar ortsunabhängig,
  • weitere Optimierung von Arbeitsprozessen
  • erhöhte Transparenz interner Vorgänge,
  • weitere Minimierung von Fehlern durch doppelte Bearbeitung,
  • verbesserte Dokumentensicherheit,
  • noch bessere Controlling-Möglichkeiten,
  • verbesserter Kundenservice,
  • noch höhere Qualität der Vorgangsbearbeitung,
  • weitere Einsparmöglichkeiten,
  • rechtssichere Archivierung von E-Mails,
  • Eliminierung von Medienbrüchen durch einheitliche Informationsplattform,
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Anforderungen,
  • automatischer Aufbau einer unternehmensweiten Wissensdatenbank.

Vereinfacht ausgedrückt: AMTANGEE als Schaltzentrale aller Informations- und Kommunikationsflüsse eines Unternehmens wird zukünftig noch universeller! Denn CRM und DMS ergänzen sich auf ideale Weise. CRM fördert die systematische Gestaltung von Kundenbindungsprozessen, DMS garantiert die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente in ihrem jeweiligen Lebenszyklus. Sowohl bei CRM als auch bei DMS geht es primär um Prozessoptimierung.

Bringen wir es abschließend wie folgt auf den Punkt: Mit AMTANGEE CRM lassen sich Kunden begeistern und nicht nur verwalten. Und mit docuvita DMS lassen sich Dokumente sichern und nicht nur sammeln. Wenn Kunden die wichtigsten Aktivposten jedes Unternehmens sind, dann sind die Dokumente das Fundament. Einen einheitlichen Blick auf diese beiden Sphären anzubieten, weitere Optimierungsmöglichkeiten zu eröffnen und die tägliche Arbeit unserer Kunden noch weiter zu vereinfachen, wird dabei unsere zentrale Herausforderung sein.

Weitere Informationen

Unser CRM Software Blog informiert wie stets zeitnah über die Veröffentlichung von AMTANGEE CRM 5.6 sowie neue Features.

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